電子化

こんにちは！

今回は自社の書類を電子化してみました～パ－ト②～です。
パート①はこちらをご覧ください。

前回は普段全く見ることのない書類を一気にスキャンしてキャビネットを一段開けることに成功しました。現在↓

今回は業務で見たりする書類の電子化を進めていこうと思います。今後も見る必要がある書類の電子化となるので、見やすい探しやすい保存しやすいを目標に進めていきます。

電子化していく書類のファイルはこんな感じ↓

色々な案件の色々な発注書がファイルされています。
まずはこの発注書をスキャンして電子化していきます。
とりあえずの保存先として自社サーバーに「その他発注書」というフォルダを作り、複合機に宛先の登録を行いました。

こんな感じで宛先を作りました。（他にもこれからスキャンしていく宛先をいくつか作っています。）

 

 

 

 

 

 

 

 

おわかりいただけますでしょうか…４分割にしてまとめてスキャンしたことで１つのPDFファイルに何百ページがまとまってしまいました。発注書は何百種類とあり、ひとつひとつ案件名が違います。

このままですと見たい案件を探すには紙で探すより時間がかかってしまいます。
そこで、富士フィルムの電子データ管理ソフトドキュワークスの登場です。
このソフトを使うとPDFの束ねたり、バラバラにしたり色々なことができ書類データ管理には必須と言える物になります。価格も買い切りで１ライセンス16,500円程なので書類をデータで管理する方には超おすすめです。

 

こんにちは！
世間では紙を減らしいこうという声が良く聞こえてきますね。ハンコも無くなっていく流れが出来ています。

企業さんでも「紙を減らして電子化したい」と思われている経営者様が多いかと思います。紙を電子化しデ－タで管理できると紙を保管していた場所が無くなることでその場所有効活用できるし、デ－タだからできる便利なことがたくさんありますよね。

しかし！
紙の電子化はなんと腰が重いことか！

書類の電子化は「やれたら良いけどやれないこと」の最上位に位置するような気さえしてしまいます。

前置きが長くなりましたが、今回富士フィルム最新機種の複合機を自社に導入しましたのでこれを機に自社の書類電子化を進めていきたいと思います！

電子化第１歩「キャビネットを無くす」

下の画像を見てください…自社のキャビネットです。ごちゃごちゃで恥ずかしい…

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

こんな感じですが自分達にとっては使いやすい配置になったりしてます。そんなこと言ってたら永遠に電子化できないので早速進めます。

まず始めに普段全く見ることのない一番上の段の古い書類から手をつけていこうと思います。ファイルの書類はこんな感じ↓年季が入ってる物もあります。

 

 

 

紙の種類もバラバラで弱くなっている紙もあります。
前に使ってた複合機ですと必ず紙詰まりを起こしてしまい…嫌になって電子化を進められませんでした。
ですが新しく来た複合機はスキャン最強です！両面も一回の吸い込みでスキャンできるのでこのフォルダの書類200ページは3分もかからずに終わりました！

実際のスキャン動画↓弊社Youtubeチャンネルの動画です
（情報漏洩防止の為、動画の書類は上画像とは別書類です。）

すごい早いですよね。これを見たら電子化のやる気も出てきます。電子化はスキャンする機械も大事ということが分かりました。（この機械は弊社で販売リ－スしてますので是非お問い合わせください！）

スキャンが早いことと、いらないカタログなど捨ててあっという間に一番上の段が空っぽになりました。時間としては15分ほどでページは数は1200ページぐらいです。

 

 

 

 

 

スキャンが完了した書類は念のため半年程ダンボールで保管しておくことにします。

今回はひとまず一段完了で終了です。

総作業時間30分

次回は比較的見ることがある書類を電子化していきます。