富士フイルムグループの富士ゼロックス株式会社が1998年9月から販売しているドキュメントハンドリング・ソフトウェア「DocuWorks（ドキュワークス）」の国内累計出荷数が、500万ライセンスを達成いたしました。市場シェアも、パーソナル・ドキュメント・マネジメント・システム市場において、40%のシェアを占めており、紙と電子の一元管理を促進する有効なツールとして認知されています。昨今 企業の課題となっている働き方改革を実現するためには、ICTを駆使して時間や場所に捉われずに働ける環境を作ることが不可欠です。しかし、オフィスに蓄積された紙文書と各種ソフトウェアで作成した電子文書の一元管理が難しいことや、電子化によって今までの仕事の流れが変わってしまうことへの抵抗感、さらには、電子化した情報を組織的に活用するためには、蓄積される文書類を内容や用途でルールに従って分類しなければならず、そうした手間がICT活用による改革実行の大きな障壁となっています。

DocuWorksは「紙が持つ価値を電子の世界に」というコンセプトのもとに開発された、PC上であたかも紙を扱うような感覚で電子ファイルを管理できるドキュメントハンドリング・ソフトウェアです。スキャン文書、Microsoft Office文書やPDFなどの多様なファイルを簡単な操作で一元管理できます。また、簡易な業務フローを構築したり、クラウドサービスと連携したりすることで、組織的な情報共有や業務改善を可能にし、働き方改革を支援します。

［使いやすさ、組織活用、業務見える化で働き方改革を支援］

DocuWorksに取り込んだ電子文書は、紙文書と同じように束ねたり、ばらしたり、ページをめくったりという操作が可能です。また、コメントの追記、付箋の貼り付けやスタンプの捺印といった、紙文書で一般的に行われる作業を電子的に行うことができます。

グループや組織間で行っていた紙文書の回付も、文書トレイを介して視覚的に分かりやすく行うことができ、新着文書をお知らせする機能などでスムーズなやりとりを可能にします。さらには、お客様の業務に合わせてツールバー（お仕事バー）をカスタマイズすることで、直感的に操作でき、業務を効率化します。当社のクラウドサービス「Working Folder」と連携すれば、多様な文書を簡単にクラウド上に格納でき、組織的な情報共有や柔軟な働き方を促進できます。

また、オプションソフト「DocuWorks 文書情報エントリー」を使うことで、電子化された文書に文書種別、管理番号などの必要な属性を簡単に付与することができ、決められたルールに基づいて格納先に自動保存するように設定することもできます。これにより、目的の文書をすばやく探し出すことが可能となり、文書情報の組織的な活用が促進できます。

ドキュワークスでのペーパーレスが好評で、A様から紹介をいただきました。ありがたい話です。ネットでの商談も大切ですがやはり顧客からの紹介は非常に強いものがあります。実際弊社の顧客は紹介で広がってきています。
お電話でお話しさせていただきました。R社製の複合機をお使いで最近営業から買替を頻繁に勧められているそうです。A様と雑談中にその話が上がり「おっ！それならええところあるよ。うちもペーパーレスの環境整えてもらってかなり経費削減につながった！一回話きいたってくれや。」
弊社にはペーパーレスを専門に提案するスタッフがいます。週明けにもお伺いして調査・提案の予定です。よろしくお願いいたします。

現有機がスキャン速度が遅い！とのことですのでﾄﾞｷｭｾﾝﾀｰⅥ　C2271お勧めいたしました。両面ﾜﾝﾊﾟｽｽｷｬﾝで毎分150枚の速度を誇ります。
スキャンを使って文書の電子化を説明させていただきました。ドキュワークスを使えば効率よく管理できる、またコピー枚数も減らせるので経費節減につながるという説明を熱心に聴いていただきました。ありがとうございます。
ドキュワークスはこちらをご覧ください
ドキュワークスで文書管理
お客様の事例もあります
税理士業務でのドキュワークス

Ｓ製の複合機を使われていたA様ですが先日お問い合わせをいただき、保守料金の見直しとドキュワークスによるペーパーレスの提案が功を奏しこのたび入れ替えていただくこととなりました。不動産業を営むA様はとにかく書類が多く改善を考えておられましたが弊社の提案を評価いただきました。ありがとうございます。今後具体的な改善成果をHP上で公開させていただこうと思います。よろしくお願いいたします。

現在リドックを使い文書管理を行っておられますが不具合が多く入れ替えを検討いただきました。ドキュワークスの機能に興味を持っていただきました。何社かと競合になりますがぜひよろしくお願いいたします。ドキュワークスの提案には自信があります！お役にたてること間違いありません。

コピー機　複合機　ゼロックス　茨木市　エスワイティーシステム

今お使いのコピー機に不満があるわけではないそうですが、営業マンがころころ変わり対応が今一つということで知人から弊社を紹介いただきました。ｆａｘでのやり取りが多いのでペーパーレスをご提案いたしました。ドキュワークスを使った実演もさせていただく予定です。2263PFS、22276PFSの2台を提案しようと思います。他社との競合ですが使用枚数も多いのでがんばりたいと思います。

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文書暗号化(IRM)機能に対応

従来の「Working Folder」はアクセス権の設定、IPアドレスによるアクセス制限、文書をダウンロードすることなくモバイル端末で閲覧できる「あんしんドロワー」などの機能により、社内外関係者とのセキュアな文書共有が可能でした。「Working Folder Plus」はさらに文書暗号化(IRM)機能に対応し、機密性の高い文書などをよりセキュアに共有することが可能になりました。

文書ファイルを、「DocuWorks Desk」上の「Working Folder Plus」の暗号追跡ドロワーにドラッグ&ドロップするだけの簡単な操作で文書を暗号化し、共有・配信することができます。暗号追跡ドロワーに登録した文書は指定したユーザーごとに「閲覧」「転記」「印刷」の操作制限が可能で、ダウンロードされた暗号化文書を、いつ誰が「閲覧」「印刷」したかなどを、管理画面で追跡・確認することができます。

操作制限の設定は暗号追跡ドロワーへの文書登録時だけでなく、ダウンロードされた暗号化文書に対しても後から変更が可能で、ダウンロード後に閲覧禁止の設定を行うことで、情報漏えいを防ぐことも可能です。

また、ダウンロードされた暗号化文書はオフライン環境でも安全に参照することができ、ネットワークに接続できない環境での利用にも対応しています。

利便性を高める機能を強化

作成可能なドロワー数を従来の10から最大500にまで増やし、「DocuWorks Desk」からアップロードできるファイルサイズの上限を500MBから1GBへ拡大しました。また、Working FolderのIDを持たないユーザー向けに、メールで通知したURLから特定の文書にアクセスできる期間を1週間から最大30日間へ拡張するなど、ドキュメント共有における利便性を高めました。

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業務マニュアル・ソフトウェア・設定サービスをセットで提供、
対象業務を順次拡充

富士フイルムグループの富士ゼロックス株式会社（本社:東京都港区、社長:栗原 博）は、自社のドキュメントハンドリングソフトウェア「DocuWorks」を活用し、中小規模事業所が手軽に業務改善を実現するためのソリューションメニュー3種を、ノウハウをまとめた業務マニュアル・ソフトウェア・エンジニアによる設定サービスのセットで本日より提供開始します。

今回、第一弾として提供開始するのは、「見積依頼受付ソリューション」「見積承認ソリューション」「セキュア文書配信ソリューション（調達業務向け）」。今後、DocuWorksを使ったソリューション群を、対象業務を順次拡充して、提供していきます。

「DocuWorks」は、国内販売累計450万ライセンスを突破し数多くの業務改善の実績を積み上げてきました。また、富士ゼロックスは、自社内の改善活動として行ってきた「言行一致活動」や、同ソフトウェアの販売活動を通して、業務改善のコツや対象業務のベストプラクティスも蓄積してきました。今回提供する3種のソリューションは、それぞれの業務の改善ノウハウをまとめた業務マニュアル、業務改善ツールとしてのソフトウェア(DocuWorks)、およびソフトウェアの設定サービスで構成しており、中小規模事業所を中心としたお客様が迅速かつ手軽に業務改善を行える環境を提供します。

見積依頼受付ソリューション

お客様からのファクスによる見積依頼に迅速に対応するためのソリューションです。ファクス受信した紙の見積依頼書は、紛失・見落としによる滞留や配布の手間などが発生します。本ソリューションでは、ファクス受信した依頼書は電子文書としてDocuWorksの文書トレイで受信し、その後の受付処理も、DocuWorksのお仕事バーを使って確実かつ迅速に見積作成担当者へ電子文書のまま回付することができます。回付状況は「DocuWorks トレイ 文書追跡サービス」で確認することができ、見積依頼受付業務のリードタイム削減と対応状況の可視化により販売活動の活性化を支援します。

見積承認ソリューション

営業マネジャーによる見積書承認プロセスの見える化と効率化を実現するためのソリューションです。営業マネジャーによる承認のプロセスが遅延すると、営業活動の効率ダウンや機会損失につながります。当ソリューションは、このプロセスを紙から電子文書に置き換え、富士ゼロックスのクラウドストレージサービス「Working Folder」と「DocuWorks トレイ 文書追跡サービス」で行う環境を提供します。営業マネジャーはWindowsタブレットと併用することにより、いつでもどこでも見積書の確認と承認が可能になります。営業担当からの承認依頼はDocuWorksの文書トレイに届いたことが視覚的に分かるので、即座に確認することができます。DocuWorksのお仕事バーを使って承認印や個人印の捺印をワンタッチで行い、営業担当へ戻すなどの一連の見積承認業務の効率化を支援します。

セキュア情報配信ソリューション（調達業務向け）

製造業において、図面や仕様書などの技術情報をサプライヤーへセキュアに配付・管理するソリューションです。サプライヤーへ見積依頼や発注にともなって技術情報を電子文書で提供する場合、誤送信やサプライヤーからの漏えいなど、情報セキュリティ上の懸念があります。セキュア情報配信ソリューション（調達業務向け）は、富士ゼロックスのクラウドサービス「Working Folder Plus」とDocuWorksお仕事バーの組み合わせにより、セキュリティと業務効率を両立した情報配信が行えます。配信文書はIRMによって配布後も閲覧禁止や印刷禁止にすることができ、相見積完了後の配布図面や、版変更時の旧版図面を閲覧禁止にすることが実現できます。

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